Otomasyona Başlamadan Önce Toplamanız Gereken 7 Bilgi
Doğru otomasyon doğru veriyle başlar. Bir otomasyon projesine girmeden önce hazırlamanız gereken yedi bilgiyi ve neden önemli olduklarını anlattık.
Bir otomasyon projesinin başarısı, çoğu zaman ilk görüşmede belli olur. Süreci iyi tarif edebilen işletmelerle kurulan sistemler daha hızlı devreye girer, daha az revizyon ister ve gerçekten kullanılır. Bu yüzden bizimle ya da başka bir ekiple görüşmeden önce aşağıdaki yedi bilgiyi hazırlamanızı öneriyoruz.
1. Problemi bir cümleyle tarif edin
“Her şey çok karışık” yerine “Rezervasyonlar WhatsApp ve Excel arasında elle taşınıyor, ayda birkaç kez çift rezervasyon oluyor” gibi somut bir cümle kurun. Problem netleştiğinde çözüm de netleşir.
2. Sürecin bugünkü adımları
İşin baştan sona nasıl yapıldığını madde madde yazın: talep nereden geliyor, kim karşılıyor, hangi bilgiler nereye giriliyor, süreç ne zaman bitmiş sayılıyor? Kâğıt üzerinde çizilmiş basit bir akış bile çok değerlidir.
3. Kullandığınız araçlar
Excel, Google Sheets, muhasebe programınız (Logo, Mikro, Paraşüt…), e-ticaret altyapınız, CRM, WhatsApp Business… Hangi aracın hangi işte kullanıldığını listeleyin. Otomasyonun büyük kısmı bu araçları birbirine konuşturmaktır; bazı araçların hazır bağlantısı vardır, bazıları için özel entegrasyon gerekir.
4. Hacim: ne sıklıkla, ne kadar?
Ayda kaç sipariş, kaç fatura, kaç müşteri talebi işliyorsunuz? Hacim, hangi çözümün mantıklı olduğunu belirler. Ayda 20 işlem için kurulacak sistemle ayda 2.000 işlem için kurulacak sistem aynı değildir.
5. Harcanan zaman ve hataların maliyeti
Bu işe haftada kaç kişi, kaç saat ayırıyor? Hatalar neye mal oluyor: kaybedilen müşteri, geç tahsilat, yeniden yapılan iş? Bu rakamlar hem önceliği belirler hem de yatırımın kendini ne kadar sürede geri ödeyeceğini hesaplamayı sağlar.
6. Başarının tanımı
Proje bittiğinde neyin değişmiş olmasını istiyorsunuz? “Siparişler elle girilmesin”, “Her sabah 09:00'da rapor hazır olsun”, “Hiçbir talep 1 saatten uzun yanıtsız kalmasın” gibi ölçülebilir hedefler koyun.
7. İstisnalar ve onay noktaları
Her süreçte kurala uymayan durumlar vardır: iade, özel fiyat, eksik bilgiyle gelen talep. Bunları ve bir insanın mutlaka onay vermesi gereken adımları önceden belirlemek, otomasyonun güvenli çalışmasını sağlar.
Bu bilgilerle ne yapıyoruz?
Bu yedi başlık, bizim ihtiyaç analizimizin de iskeletidir. Web sitemizdeki “Sisteminizi Beraber Kuralım” formu tam olarak bu soruları soruyor: sektörünüz, iş dalınız, problem, kullandığınız araçlar, harcanan süre, hacim ve hedef. Formu doldurduğunuzda elimizde ilk görüşmeden önce üzerinde çalışabileceğimiz somut bir tablo oluyor ve size daha isabetli bir ön analizle dönebiliyoruz.
Tüm cevapları bilmek zorunda değilsiniz. Yaklaşık rakamlar ve dürüst bir problem tarifi, mükemmel bir dokümandan daha değerlidir.